Le traitement de vos données à caractère personnel est soumis au respect du règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données, dit « RGPD », et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, telle que modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018.

PRÉAMBULE

Cette Politique de confidentialité s’adresse à vous, en votre qualité d’utilisateur du Site internet http://rentalys.fr/ (Ci-après le « SITE ») et/ou des Applications exposées et a pour objectif de vous informer de la manière dont vos informations personnelles peuvent le cas échéant être collectées et traitées par la société SWAG.

La société SWAG (ci-après SWAG) est engagée dans une démarche continue de conformité avec le Règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016. Avec ce nouveau règlement, SWAG renforce sa politique de protection de données personnelles afin que les données de ses Utilisateurs soient collectées et utilisées de manière transparente, confidentielle et sécurisée. Le présent document inclut les politiques de confidentialités du site http://rentalys.fr/ ainsi que celles des applications mobiles et web exposées éditées et commercialisées par SWAG pour ses propres clients.

La protection des personnes et des données est une priorité pour SWAG. La présente Politique de confidentialité a pour objet de présenter la teneur des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre sur le Site. SWAG s’engage en tout état de cause à respecter les deux (2) principes essentiels suivants :

  • Vous restez maître de vos données à caractère personnel
  • Vos données sont traitées de manière transparente, confidentielle et sécurisée.

Les traitements de données à caractère personnel sont régis :

  • par la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après « loi IEL ») ;
  • A partir du 25 mai 2018 : par le règlement (UE) 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »).

Quelques définitions avant de rentrer dans le vif du sujet :

DÉFINITIONS

Responsable de traitement : désigne l’entité qui, seule ou conjointement avec une autre, détermine les moyens et finalité d’un traitement de données à caractère personnel.
Site : désigne le SITE internet accessible à l’adresse www.myrungis.com ; le SITE regroupe l’ensemble des pages web, services et fonctionnalités qui vous sont proposés en tant qu’UTILISATEUR. Sous-traitant : désigne la personne traitant des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement, qui agit sous l’autorité du responsable du traitement et sur instruction de celui-ci. Cela conformément à l’article 28 du RGPD. Utilisateur : désigne toute personne qui accède et navigue sur le SITE soit en tant qu’internaute.

Cette politique a pour but de présenter les règles relatives à la protection des données personnelles en qualité de responsable de traitement et sous-traitant que la société SWAG (ci-après « SWAG ») s’engage à respecter.

Précisément, elle décrit :

  • La politique de confidentialité
  • Données personnelles collectées sur les formulaires sur le site rentalys.fr
  • Données personnes collectées dans le cadre du fonctionnement des offres Saas SWAG
  • Données personnelles collectées dans le cadre de l’utilisation des applications mobile
  • Vos droits

I. LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

Ce document est susceptible d’évoluer, notamment lorsque cela sera nécessaire pour répondre aux obligations de la législation sur la protection des données personnelles.
Les notions concernant la protection des données personnelles utilisées dans ce document ont le même sens que celui donné par le RGPD, notamment à l’article 4 du RGPD.

A. Respect des principes généraux sur la protection des données personnelles

- Lorsque SWAG agit en qualité de responsable de traitement

En application de l’article 5 du RGPD, SWAG garantit que les données personnelles sont :

  • traitées de manière licite, loyale et transparente;
  • collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne sont pas traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités;
  • adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées;
  • exactes et, si nécessaire, tenues à jour;
  • conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées;
  • traitées de façon à garantir une sécurité appropriée, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle, à l’aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées et adaptées aux risques.

- Lorsque SWAG agit en qualité de sous-traitant

En application de l’article 28 du RGPD, SWAG garantit que :

  • les finalités du traitement sont décrites dans le contrat signé entre SWAG et son client;
  • les traitements effectués sur les données personnelles de son client sont effectués uniquement pour les finalités déterminées et sur ses instructions dans les conditions prévues par le contrat;
  • adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées;
  • la suppression des données personnelles soit engagée au terme et dans les conditions prévues au contrat, sauf si le droit applicable exige cette conservation.
  • conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées;
  • traitées de façon à garantir une sécurité appropriée, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle, à l’aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées et adaptées aux risques.

B. Finalité et bases légales des traitements de données personnelles

- Lorsque SWAG agit en qualité de responsable de traitement

Pour ses besoins internes, SWAG collecte des données personnelles à des fins notamment de :

  • gestion de ses contacts clients et prospects;
  • gestion de ses contrats commerciaux;
  • gestion du personnel SWAG et du recrutement;
  • création de compte utilisateur;
  • réalisation et gestion des services souscrits par ses clients.

Selon ces différentes finalités, SWAG s’assure que l’une des conditions suivantes soit remplie :

  • le consentement de la personne physique a été collecté pour une ou plusieurs finalités ;
  • les traitements effectués sur les données personnelles de son client sont effectués uniquement pour les finalités déterminées et sur ses instructions dans les conditions prévues par le contrat;
  • le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle SWAG est soumise;
  • le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux d’une personne physique;
  • le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par SWAG, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne physique concernée

- Lorsque SWAG agit en qualité de sous-traitant

SWAG peut être amenée à accéder et traiter les données personnelles confiées par ses clients dans le strict cadre de la réalisation des offres et services souscrits.
Cet accès et traitement sont encadrés par un contrat contenant des clauses spécifiques à la protection des données signé entre SWAG et son client.
SWAG traite ainsi les données personnelles uniquement pour le compte et sur les instructions documentées de son client conformément aux dispositions dudit contrat.

C. Sécurité et notification des violations de données

SWAG compte disposer de la certification ISO 27001 concernant son système de Management de la Sécurité de l’Information pour la délivrance d’un service permettant l’hébergement d’applications contenant des données fournies par des clients dans un environnement Cloud.
Cette certification garantie la mise en place d’une politique de sécurité certifiée appliquée aux processus et workflow de SWAG pendant toute la durée de vie du service SaaS délivré au client. Plus généralement, les employés de SWAG sont soumis à une charte informatique annexée au règlement intérieur permettant d’assurer un niveau de sécurité adapté.

En application des articles 33 et 34 du RGPD, toute violation de données sera notifiée :

  • Lorsque SWAG agit en qualité de responsable de traitement, à l’autorité de contrôle française (CNIL) et, si nécessaire, aux personnes physiques impactées par ladite violation;
  • Lorsque SWAG agit en qualité de sous-traitant, à ses clients impactés par ladite violation dans les conditions du contrat entre SWAG et ses clients.
  • le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle SWAG est soumise;
  • le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux d’une personne physique;
  • le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par SWAG, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne physique concernée

D. Droit des personnes

- Lorsque SWAG agit en qualité de responsable de traitement

Dans les conditions des articles 15 et 22 du RGPD, les personnes physiques ont le droit de :

  • accéder aux données personnelles les concernant et traitées par SWAG ;
  • demander la rectification, l’effacement ou la limitation du traitement de leurs données personnelles effectués par SWAG ;
  • dans certaines conditions, s’opposer au traitement de leurs données personnelles ;
  • demander la portabilité des données personnelles ;
  • lorsque le consentement est la base légale du traitement, retirer son consentement.

Les demandes liées à ces droits peuvent être effectuées en complétant le formulaire « Droit des personnes » disponible sur cette page.
SWAG se réserve le droit de demander des précisions sur toute demande et de justifier de l’identité du demandeur. En tout état de cause, SWAG recommande de se rapprocher de la CNIL pour en savoir plus sur la règlementation relative à la protection des données personnelles, les droits des personnes physiques et la possibilité d’introduire une réclamation auprès de cette autorité : https://www.cnil.fr/

- Lorsque SWAG agit en qualité de sous-traitant

Dans le cas où SWAG reçoit une demande de la part d’une personne physique concernée par le traitement de ses données personnelles dans le cadre de la réalisation du contrat entre SWAG et son client, SWAG communiquera à son client dans les meilleurs délais cette demande à compter de sa réception et, tenant compte de la nature du traitement et dans les conditions établies dans le contrat, aidera son client, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dans toute la mesure du possible, à s’acquitter de son obligation de donner suite à ces demandes.
Le client reste néanmoins responsable de la réponse à apporter à la personne physique concernée

E. Information des personnes physiques

- Lorsque SWAG agit en qualité de responsable de traitement

Au moment de la collecte de données personnelles, SWAG s’engage à fournir aux personnes physiques concernées à minima les informations suivantes, dans la mesure du possible et quel que soit le traitement effectué :

  • les coordonnées du responsable de traitement;
  • les finalités du traitement;
  • les destinataires
  • les transferts hors UE le cas échéant;
  • la durée de conservation;
  • la possibilité de demander l’exercice des droits pouvant être exercés en application de la règlementation applicable;

- Lorsque SWAG agit en qualité de sous-traitant

En application de l’article 13 du RGPD, la responsabilité d’informer les personnes physiques incombe au responsable de traitement.
Dans les conditions prévues dans le contrat, SWAG fournit à ses clients agissant en qualité de responsable de traitement toute information utile pour lui permettre de respecter l’article 13 du RGPD.

F. Coopération de SWAG avec ses clients et l’autorité de contrôle

Conformément à l’article 28 du RGPD et dans le respect de ses engagements contractuels, SWAG s’engage à raisonnablement coopérer avec ses clients afin de les aider à répondre à leurs obligations en application des articles 32 à 36 du RGPD.
De manière générale, SWAG s’engage à coopérer avec l’autorité de contrôle française (CNIL) lorsque cela est nécessaire et à raisonnablement prendre en compte ses recommandations.

G. « Privacy by design » dans les produits et services

Lorsque SWAG prévoit de développer un nouveau service ou offre, SWAG, en sa qualité d’éditeur, fera ses meilleurs efforts pour introduire dès le début de ce projet les principes de protection des données personnelles (“privacy by design”) et ainsi aider les clients de SWAG à se conformer aux exigences de la règlementation applicable par des fonctionnalités et moyens spécifiques.

H. Sensibilisation du personnel SWAG

L’ensemble des nouveaux employés chez SWAG doit obligatoirement suivre une sensibilisation relative à la protection des données personnelles.
Plus généralement, SWAG met tout en œuvre pour proposer à tous ses employés une sensibilisation régulière aux enjeux de la protection des données personnelles. Des sensibilisations ou formations plus spécifiques peuvent être effectuées à destination de collaborateurs qui sont amenés à manipuler de façon régulière des données personnelles.

I. Sécurité

La SWAG et ses éventuels sous-traitants s’engagent à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles afin d’assurer la sécurité de nos traitements de données à caractère personnelle et la confidentialité de vos données, en application de la Loi informatique et Libertés et du Règlement européen sur la protection des données (RGPD) et de la loi n°2018-133 du 26 février 2018 « portant diverses dispositions d’adaptation au droit de l’Union européenne dans le domaine de la sécurité ».

A ce titre, SWAG prend les précautions utiles, au regard de la nature de vos données et des risques présentés par notre traitement, pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, procédé d’authentification de nos clients avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, journalisation des connexions, chiffrement de certaines données,…).

J. Gouvernance de la protection des données personnelles

Afin de piloter la protection des données personnelles, SWAG s’est dotée d’une gouvernance dédiée. Un Délégué à la Protection des Données, ou Data Protection Officier (DPO) a été nommé.

II. DONNEES PERSONNELLES COLLECTEES SUR LES FORMULAIRES SUR LE SITE RENTALYS.FR

Selon la nature du formulaire, SWAG SAS, responsable de traitement, situé au 2232 Les Esses 3, Raizet 97139 Les Abymes (France), est susceptible de collecter les données personnelles suivantes : Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, fonction, société. Ces données personnelles sont traitées par SWAG SAS uniquement à des fins de gestion de son fichier client et prospect et de communication commerciale.

Les partenaires distributeurs de SWAG sont susceptibles d’être destinataires de ces mêmes données personnelles aux fins décrites ci-dessus.

Ces données seront conservées uniquement pour la durée nécessaire pour la réalisation de l’objet du traitement et vous pouvez exercer vos droits conformément à la politique de confidentialité de SWAG en complétant le formulaire « Droit des personnes » disponible sur la présente page.

A. Consentement

En tant que responsable de traitement, SWAG doit obtenir le consentement des UTILISATEURS du SITE pour collecter et traiter leur donnés personnelles.
Conformément aux dispositions en vigueur, le consentement de l’UTILISATEUR doit être libre, donné pour chaque finalité désignée, éclairé et non équivoque. Il est donné par une déclaration ou par une action positive, qui vaut accord de l’UTILISATEUR pour le traitement des données à caractère personnel.

En l’occurrence, tout UTILISATEUR dont les données sont collectées pour les finalités précitées a :

  • Soit donné son consentement lors de la saisie d’un formulaire ;
  • Soit accepté la Charte de gestion des cookies par le bandeau cookies correspondant Pour plus d’informations :

Des données relatives à votre navigation sur le SITE peuvent également être utilisées pour cibler vos besoins et centres d’intérêts et cibler nos offres commerciales et publicitaires en fonction. Dans tous les cas, vous êtes informés des finalités pour lesquelles vos données sont collectées par nos soins via les différents formulaires de collecte de données en ligne, votre compte client ou bien encore via notre charte de gestion des cookies.

Lorsque cela est nécessaire, SWAG s’engage, selon les cas, à recueillir votre consentement et/ou à vous permettre de vous opposer à l’utilisation de vos données pour certaines finalités, comme par exemple, la possibilité de vous adresser de la prospection commerciale ou de déposer des cookies tiers sur vos terminaux (téléphone mobile, ordinateur, tablette) à des fins de mesure d’audience de notre site et de notre application et pour vous proposer des offres commerciales et publicités ciblées en fonction de vos centres d’intérêts.

III. DONNEES PERSONNELLESS COLLECTEES DANS LE CADRE DU FONCTIONNEMENT DES OFFRES SAAS SWAG

Afin de fournir le service souscrit, SWAG, responsable de traitement, situé 2232 Les Esses 3, Raizet 97139 Les Abymes (France), collecte et traite les données personnelles suivante : Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, fonction, société. Ces données personnelles sont traitées par SWAG à des fins de gestion du compte utilisateur uniquement.

A. Destinataires des données

  • Seules les personnes mentionnées ci-dessous pourront avoir accès aux données des UTILISATEURS : Le personnel habilité des différents services de SWAG (le personnel habilité des services marketing, commercial, administratif, logistique et informatique, chargés de traiter la relation client et la prospection et chargés du contrôle)
  • Les partenaires distributeurs de SWAG sont susceptibles d’être destinataires de ces mêmes données personnelles
  • Le personnel habilité de nos sous-traitants (si sous-traitant il y a) ;
  •  S’il y a lieu, les juridictions concernées, médiateurs, experts-comptables, commissaires aux comptes, avocats, huissiers, sociétés de recouvrement de créances,

Vos données ne sont communiquées, échangées à aucune autre personne que celles mentionnées ci-dessus.

B. Durée de conservation des données

Les activités sur la plateforme (connexion et usage) sont aussi enregistrées par SWAG SAS (log). Ces données sont enregistrées uniquement à des fins de traçabilité et de sécurité des données et sont conservées pour une durée maximale d’un an.

SWAG s’engage à ce que les données collectées soient conservées sous une forme permettant votre identification pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles ces données sont collectées et traitées.
Cependant, le traitement des données est possible pour la preuve d’un droit ou d’un contrat. Ces données peuvent également être conservées dans l’objectif de respecter une obligation légale ou gardées dans des fichiers conformément aux règlements et lois applicables.
S’agissant des cookies, il est précisé que les informations stockées dans votre terminal (ex : cookies) ou tout autre élément utilisé pour vous identifier à des fins de statistiques d’audience ne sont pas conservées au-delà d’une période de six (6) mois. Au-delà de ce délai, les données de fréquentation brutes associées à un identifiant sont soit supprimées soit anonymisées.
Enfin, afin d’assurer le bon fonctionnement et l’amélioration permanente du site et de ses fonctionnalités, les données de fréquentation brutes associées à un identifiant sont conservées pendant une durée de treize (13) mois. Au-delà de ce délai, elles sont supprimées ou anonymisées.

Pour plus d’information
Pour les mesures d’audience et de statistiques – 24 mois, puis vos données sont supprimées ou anonymisées Pour assurer le bon fonctionnement et l’amélioration permanente de notre site – 24 mois, puis vos données sont supprimées ou anonymisées.

C. Transferts hors UE

SWAG s’engage à ne pas transférer les données des UTILISATEURS en dehors de l’Union Européenne. Dans l’hypothèse où SWAG devrait le faire, il en informera les UTILISATEURS en indiquant les mesures prises afin de contrôler ce transfert et s’assurer du respect de la confidentialité de leurs données.

IV. VOS DROITS

Conformément à la Loi Informatique et Libertés et au RGPD, vous disposez des droits suivants : Droit d’accès (article 15 RGPD), de rectification (article 16 RGPD), de mise à jour, de complétude de vos données Droit de verrouillage ou d’effacement de vos données à caractère personnel (article 17 RGPD), lorsqu’elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite
Droit de retirer à tout moment votre consentement (article 13-2c RGPD)
Droit à la limitation du traitement de vos données (article 18 RGPD)
Droit d’opposition au traitement de vos données (article 21 RGPD)
Droit à la portabilité des données que vous nous avez fournies, lorsque vos données font l’objet de traitements automatisés fondés sur votre consentement ou sur un contrat (article 20 RGPD)
Droit de définir le sort de vos données après votre mort et de choisir que nous communiquions (ou non) vos données à un tiers que vous aurez préalablement désigné.
En cas de décès et à défaut d’instructions de votre part, nous nous engageons à détruire vos données, sauf leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale.

Ces droits peuvent être exercés, par simple demande par courrier électronique à l’adresse privacy@swag-network.com en indiquant ses coordonnées (nom, prénom, adresse) et d’un motif légitime lorsque celui-ci est exigé par la loi (notamment en cas d’opposition au traitement).
En cas de communication de copie de pièce d’identité pour justifier de votre identité, nous la conserverons un (1) an ou trois (3) lorsque cette communication est effectuée dans le cadre de l’exercice d’un droit d’opposition.
Pour mieux connaître vos droits, vous pouvez également consulter le SITE de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, accessible à l’adresse suivante : http://cnil.fr.

V. COMMENT NOUS CONTACTER ?

SWAG a désigné un délégué à la protection des données qui a notamment pour mission d’informer et conseiller SWAG sur toutes les questions relevant de la protection des données personnelles. Il veille également au respect des réglementations sur la protection des données personnelles au sein de la société.

Pour toute question relative à la gestion et à l’utilisation faite de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous joindre par email, à l’adresse privacy@swag-network.com